Spotkanie wstępne
Pierwsze spotkanie uczestników i udziałowców planowanego projektu ma kluczowe znaczenie dla uzyskania wzajemnego zrozumienia oraz dla określenia w jakim stopniu wysoka użyteczność systemu będzie stanowić priorytetowy cel projektu.
Udziałowcem projektu jest każda strona (osoba, firma), która jest zainteresowana wynikami wdrożenia planowanego systemu; udziałowcami są zarówno inwestorzy czy kierownictwo firmy zmawiającej system, jak klienci oraz konkurenci rynkowi. Udziałowcy niekiedy nazywani sa także interesariuszami (ang. stakeholders), z racji okrsslonego zainteresowania wynikami projektu oraz efektami wdrożenia danego systemu.
Korzyści
Spotkanie wstępne pozwala na:
- zebranie i poznanie się wszystkich osób, które będą zaangażowane w prace koncepcyjne, projektowe i wdrożeniowe,
- wstępną identyfikację wątpliwości i czynników ryzyka, zanim rozpoczną się prace projektowe,
- dostarczenie wstępnej informacji o celu planowanego systemu i ogólnych (lub specyficznych) warunkach organizacyjnych jego użytkowania.
Planowanie
- Zaplanuj kilkugodzinne spotkanie, najlepiej z jedną-dwiema przerwami, które pozwolą uczestnikom na nieformalną wymianę poglądów.
- Wśród uczestników spotkania powinni się znaleźć:
- kierownik projektu,
- przedstawiciel kierownictwa zleceniodawcy,
- przedstawiciel użytkowników końcowych,
- (w razie potrzeby) przedstawiciele zespołów projektowych, szkoleniowych, wdrożeniowych.
- W niektórych sytuacjach spotkanie może być prowadzone przez osobę zewnętrzną, nie zaangażowaną bezpośrednio w planowany projekt.
- Przed spotkaniem przygotuj listę zagadnień do omówienia. Zadbaj o to, aby każdy z uczestników spotkania wcześniej otrzymał odpowiednie materiały.
Realizacja
Podczas spotkania postaraj uzyskać się odpowiedzi na następujące pytania:
- Dlaczego powstała potrzeba zaprojektowania systemu? Jakie są ogólne cele systemu? Jak zostanie ocenione, czy wdrożenie zakończyło się sukcesem?
- Kim są docelowi użytkownicy i jakie są ich zadania wykonywane z pomocą systemu? Jakie jest ich przygotowanie i doświadczenie? Czy na pewno będą chcieli używać nowego systemu? Czy i z jakich systemów korzystają oni dotychczas?
- Kim są pozostali udziałowcy planowanego projektu? Jak sukces lub porażka wdrożenia systemu mogą wpłynąć na ich położenie?Jakie są oczekiwania udziałowców i wymagania organizacyjne? Jakie są ograniczenia techniczne i środowiskowe dla projektu/systemu?
- W jaki sposób kluczowa funkcjonalność systemu zapewni zaspokojenie potrzeb docelowych użytkowników?
- W jaki sposób system będzie użytkowany? Jaki jest przepływ pracy użytkownika - od decyzji o skorzystaniu z systemu, przez jego obsługę, do otrzymania wyników? Co użytkownicy chcą osiągnąć przez korzystanie z systemu?
- Jakie są cele użyteczności, tzn. jak ważne jest zapewnienie łatwości nauki i obsługi systemu? Ile czasu może trwać zadanie użytkownika? Jak ważne jest przeciwdziałanie błędom użytkownika? Jaki styl interakcji jest najbardziej preferowany?
- Jak użytkownicy będą mogli korzystać z pomocy i wsparcia?
- Czy są już wstępnie określone koncepcje projektowe?
- Czy i jakie są systemy konkurencyjne?
Próbuj doprowadzić do zgody uczestników spotkania wszędzie tam, gdzie pojawią się niejasności lub kontrowersje. Jeśli brakuje informacji, ustal jak można je pozyskać.
Po spotkaniu
- Pozyskaj brakujące informacje. Jeśli nie można uzyskać ich bezpośrednio, zorganizuj badanie w terenie polegające na obserwacji pracy docelowych użytkowników.
- Przekaż każdemu z uczestników podsumowanie dyskusji podczas spotkania.
- W razie potrzeby następne spotkania mogą się odbywać w zmniejszonym składzie.
Udany przebieg spotkania wstępnego (w tym zidentyfikowanie ewentualnych nieporozumień i ich przyczyn) bardzo ułatwia zaplanowanie przebiegu spotkań analitycznych, które będą miały miejsce w nastepnych dniach lub tygodniach.
Metody uzupełniające
Dla pozyskania dodatkowych informacji mogą być zastosowane dodatkowe metody:
- analiza kontekstu użytkowania,
- techniki obserwacyjne,
- techniki identyfikacji wymagań użytkownika.
= = =
Marcin Sikorski, 2004
