Analiza kontekstu użytkowania
Analiza kontekstu użytkowania, zwana dalej AKU (ang. context of use analysis) to jeden z pierwszych etapów zapewniania użyteczności.
AKU polega na zebraniu szczegółowych informacji dotyczących:
- charakterystyk przyszłych użytkowników,
- opisu środowiska organizacyjnego,
- opisu infrastruktury technicznej, w której planowany system ma funkcjonować.
Informacje te są niezbędne w celu poprawnego określenia wymagań użytkowych dla planowanego systemu oraz określenia pozatechnicznych czynników ryzyka dla planowanego przedsięwzięcia projektowo-wdrożeniowego.
Informacje te zbiera się wstępnie podczas fazy planowania, natomiast zostają one uzupełnione i uszczegółowione na etapie analizy wymagań.
Korzyści
- zidentyfikowanie głównych czynników wpływających na planowany sposób użytkowania systemu, zanim rozpoczęte zostaną prace projektowe,
- określenie głównych funkcji planowanego systemu oraz zakresu późniejszych testów użyteczności,
- określenie czynników ryzyka i problemów mogących utrudnić wdrożenie systemu.
Opis metody
Analiza kontekstu użytkowania polega na zebraniu w odpowiednim kwestionariuszu szczegółowych informacji, m.in.:
- kim są docelowi użytkownicy planowanego systemu,
- na czym polegają ich zadania,
- czy i dlaczego będą chcieli używać planowanego systemu,
- jakie są ich umiejętności, doświadczenie i nastawienie,
- jakie ograniczenia techniczne, organizacyjne, psychologiczne i środowiskowe mogą przeszkodzić w udanym wdrożeniu systemu.
Analizę kontekstu użytkowania najczęściej wykonuje się już po spotkaniu inicjującym projekt, z udziałem przedstawicieli firmy-klienta oraz firmy-dostawcy systemu.
Dane potrzebne do wypełnienia kwestionariusza AKU pozyskuje się w kolejnych etapach kontaktów ze środowiskiem przyszłych użytkowników systemu.
1. Spotkanie z użytkownikami
- zapoznanie ich z planowanym projektem systemu i oczekiwanymi korzyściami płynącymi z jego realizacji,
- zebranie głównych zastrzeżeń użytkowych dotyczących dotychczas użytkowanych rozwiązań informatycznych,
- zebranie informacji co do problemów organizacyjnych przedsiębiorstwa - z punktu widzenia użytkowników końcowych,
- poznanie nastawienia użytkowników co do planowanych zmian,
- pozyskanie ich do współpracy na następnych etapach prac projektowych planowanego systemu.
2. Obserwacje metod pracy użytkowników
- obserwacje rzeczywistych zachowań użytkowników,
- pomiary produktywności pracy,
- rejestracje popełnianych błędów,
- przyczyny opóźnień i reklamacji,
- opisanie obiegu dokumentów papierowych i elektronicznych,
- opisanie sposobów komunikowania się ze współpracownikami i innymi uczestnikami procesu.
3. Wywiady indywidualne z użytkownikami
- oszacowanie czasu trwania wykonywanych zadań i określenie utrudnień w wykonywaniu zadań z pomocą obecnych systemów,
- określenie wad użytkowych obecnie wykorzystywanych rozwiązań informatycznych,
- zebranie propozycji usprawnień w organizacji pracy, proponowanych przez użytkowników,
4. Ankiety i kwestionariusze wypełniane przez użytkowników
- zebranie ocen i opinii, także tych niechętnie udzielanych w wywiadach indywidualnych,
- zebranie danych ilościowych od rożnych grup pracowniczych.
Wypełniony kwestionariusz AKU, ewentualnie ilustrowany szkicami, kopiami dokumentów lub zdjęciami, stanowi pomoc dla:
AKU ma przede wszystkim zidentyfikować czynniki ryzyka dla projektu, wynikające z przyczyn organizacyjnych, środowiskowych i personalnych po stronie firmy-klienta. Takie przyczyny to np.:
- osób opracowujących specyfikację wymagań, które niekoniecznie były w przedsiębiorstwie dla którego system jest projektowany,
- dla kierownika projektu, ponieważ:
- formularz AKU dokumentuje ustalenia wstępne, na których opiera się decyzja o celowości podjęcia prac projektowych oraz o szacowanym poziomie ryzyka wiążącym się z planowanym przedsięwzięciem projektowo-wdrożeniowym,
- kontekst użytkowania na ogół ulega zmianom podczas trwania prac projektowych, co pociąga zmiany zawartości specyfikacji wymagań; śledzenie zmian techniczno-organizacyjnych w firmie, dla której system jest wykonywany pozwala na aktualizację opisu AKU i następnie aktualizację wynikającej z niej specyfikacji wymagań.
- wcześniejsze, nieudane próby wdrożenia systemów o podobnej funkcjonalności,
- braki w przygotowaniu przyszłych użytkowników systemu,
- niechęć do innowacji,
- nierozwiązane problemy organizacyjne, np. planowane lub trwające zmiany struktury organizacyjnej, zmiany obiegu dokumentów, sposobu rozliczeń itp., które na pewno wpłyną na funkcjonalność planowanego systemu i mogą spowodować konieczność kosztownych i pracochłonnych zmian w już wykonanych częściach systemu,
- wyrażanie przez przedstawicieli kierownictwa sprzecznych poglądów co do roli i funkcji planowanego systemu w przedsiębiorstwie,
- widoczne napięcia pomiędzy przedstawicielami kierownictwa a końcowymi użytkownikami systemu w przedsiębiorstwie.
Analiza kontekstu użytkowania często występuje także pod nazwą "analiza środowiska użytkowania" lub "analiza środowiska funkcjonowania systemu". Niezależnie od zastosowanej nazwy, służy ona m.in. do precyzyjnego określenia zakresu systemu, a w dalszym horyzoncie, do opracowania specyfikacji wymagań.= = = =
Marcin Sikorski, 2008
